Functionaliteit

Een verkoopfactuur crediteren is tegenwoordig eenvoudiger dan ooit! Met slechts één klik kan je een creditnota opstellen op basis van een verkoopfactuur. Indien je echter de voorkeur geeft aan het manueel opmaken van een creditnota is dat geen probleem, beide opties zijn mogelijk. Net zoals bij andere documenten ontvang je onmiddellijk een PDF-factuur die je in slechts enkele klikken naar de klant kan mailen. Dit zorgt ervoor dat je nooit meer hoeft te stressen of alles correct verloopt.

Maak een notitie van een bestelling en zet deze zonder problemen om in een verkoopfactuur. Hiermee voorkom je dat er geen enkele bestelling van jouw klant over het hoofd wordt gezien. Bovendien kan je meteen een PDF-factuur aanmaken die je met slechts een paar klikken naar de klant kunt sturen ter bevestiging. Simpel en snel, blijft ons motto!

Maak vlot een offerte aan en stuur de PDF met slechts enkele klikken naar de klant. Vervolgens kan hij deze online ondertekenen en bevestigen, wat je tijd bespaart en geld oplevert. Wanneer de klant zijn akkoord heeft gegeven, transformeer je dit eenvoudigweg in één klik tot een bestelling en uiteindelijk tot een factuur. Zo kan je zonder stress offertes verzenden.

Je hebt de mogelijkheid om een factuur automatisch te genereren op basis van een abonnement met een vastgestelde frequentie. Dit betekent dat je vrijwel geen inspanning hoeft te leveren voor terugkerende facturen. Op deze manier kun je je meer richten op belangrijke taken in plaats van repetitieve klussen.

Via een gebruiksvriendelijke interface kun je gemakkelijk bijhouden hoeveel uren je hebt gewerkt en eventueel extra producten of diensten toevoegen. De werkprestatie module van D’Office is zowel eenvoudig als compleet. Met slechts een paar klikken kun je jouw prestaties omzetten in verschillende facturen, waardoor je tijd bespaart, fouten voorkomt en kunt genieten van welverdiende rust!

Het is ideaal als je automatisch je voorraad kunt verminderen. Dit systeem zorgt ervoor dat je klanten producten ontvangen en de huidige voorraad automatisch wordt bijgewerkt, waardoor er geen fouten in de administratie ontstaan.

Als je iemand bent die taken liever niet twee keer doet, dan is deze module perfect voor jou! Je kunt een verkoopfactuur gemakkelijk omzetten naar een levering of andersom: converteer een verkoopfactuur met slechts één klik naar een levering.

Als je klant niet op tijd betaalt, kan D’Office voor jou een betaalherinnering maken en deze direct naar de klant sturen. Als je extra administratiekosten in rekening brengt bij herinneringen, kun je het drie-stappen herinneringssysteem gebruiken om gemakkelijk extra administratiekosten per herinnering in te stellen.

Zorg ervoor dat je alle creditnota’s van je leveranciers op één overzichtelijke en centrale locatie verzamelt. Dit voorkomt dat je het overzicht kwijtraakt en zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot alle benodigde informatie. Bovendien wordt de betalingsstatus van alle creditnota’s nauwkeurig bijgehouden, waardoor je altijd op de hoogte bent van openstaande bedragen.

Binnen D’Office is er een gebruiksvriendelijke interface beschikbaar om bestellingen voor leveranciers op te maken. Met slechts enkele klikken kan de gegenereerde PDF gemakkelijk worden doorgestuurd naar de betreffende leverancier.

Als je graag je voorraad automatisch wilt verhogen, dan is D’Office de oplossing. Het programma past de voorraad automatisch aan op basis van de ontvangen producten van de leverancier. Deze module is ideaal voor mensen die niet graag dezelfde taak twee keer uitvoeren. Je kunt namelijk gemakkelijk een factuur maken vanuit een levering of andersom: met één klik kun je een factuur omzetten naar een ontvangstbewijs.

Met behulp van D’Office kun je gemakkelijk en volledig inzicht krijgen in al je prospects. Dit stelt je in staat om met slechts een paar klikken belangrijke informatie, contactpersonen en gemaakte documenten van je prospect te bekijken. Als je de meest recente gegevens van je zakelijke prospect wilt bekijken, kun je met de VIES koppeling snel de btw-informatie opvragen met slechts één klik.

Met D’Office heb je een helder en volledig overzicht van al je leveranciers. Hierdoor kun je met slechts een paar klikken alle belangrijke informatie, contactpersonen en documenten van de leveranciers bekijken. Wil je de meest recente informatie van je zakelijke leverancier raadplegen? Met de VIES-koppeling kun je in één klik de btw-gegevens opvragen.

D’Office biedt een volledig en helder overzicht van al jouw diensten. Daarnaast kun je deze diensten aan je verkoop- en aankoopdocumenten toevoegen, zodat alle cruciale informatie automatisch wordt aangevuld.

Maak een bundeling van producten en diensten in een samengesteld artikel. Vervolgens kan dit artikel worden geïmporteerd op al je verkoopdocumenten, zowel met als zonder gebruik van losse artikelen.

Om een overzicht van je voorraad te krijgen, dien je de producten te ontvangen en afleveren. Hierdoor kun je eenvoudig de beschikbare producten bekijken en belangrijke informatie zoals serienummers en aankoopprijzen raadplegen.

Als je van plan bent om je diensten vooraf te verkopen, dan is deze module precies wat je nodig hebt! Je kunt een dienst op je factuur markeren als zijnde vooruitbetaald en de status van deze dienst bijhouden voor jouw klanten. Deze status kan handmatig of automatisch worden aangepast.

Door de connectie met je Europese bankrekening kan D’Office al je transacties van en naar deze rekening verbinden met je facturen.

Met de afschrijvingenmodule van D’Office heb je een handig overzicht van de kosten en resterende tijd die nodig is voor jouw afschrijvingen. De module bevat ook deze kosten in het overzicht, waardoor je een duidelijk beeld krijgt van de financiële situatie van jouw bedrijf.

Het is mogelijk om jouw documenten te exporteren naar een e-mailadres of ze direct naar de accountant te verzenden via een boekhoudkundige integratie. Hierdoor wordt het gemakkelijk om de administratie over te dragen aan de juiste persoon en dit zorgt voor een soepele afhandeling van alles.

Indien je meerdere handelsnamen gebruikt onder één btw-nummer, biedt D’Office de mogelijkheid om verschillende bedrijven aan te maken in jouw account. Elk bedrijf kan volledig los van elkaar worden ingesteld met een eigen logo en pdf lay-out.

Via de Octopus API is het mogelijk om al je verkoop- en aankoopdocumenten rechtstreeks te verzenden. Dankzij deze verbinding worden niet alleen je boekhoudrekeningen, btw-tarieven, klanten- en leveranciersgegevens correct doorgegeven. Als er wijzigingen zijn aangebracht door de accountant, kun je deze informatie opvragen en toepassen in je D’Office omgeving.

Verstuur gemakkelijk je verkoop- en aankoopdocumenten naar het Yuki-platform van je boekhouder, samen met extra informatie, met slechts een paar klikken. Dankzij de koppeling blijven belangrijke gegevens zoals relatiegegevens, btw-tarieven en boekhoudrekeningen behouden tijdens de overdracht. Houd er wel rekening mee dat de Yuki facturatie module geactiveerd moet zijn voor deze integratie.

Verstuur gemakkelijk je facturen naar de mailboxen van Admisol, zodat ze snel en zonder moeite in handen komen van je accountant.

Met slechts een paar klikken kun je Europese UBL facturen verzenden en ontvangen via het Peppol netwerk. Het Peppol netwerk maakt het mogelijk om foutloos digitale communicatie te doen tussen bedrijven (b2b) en overheden (b2g). 
België koos dan ook voor Peppol om te voldoen aan de Europese wetgeving voor digitaal factureren die vanaf 2026 verplicht wordt voor alle b2b facturatie en sinds 2018 veplicht is voor alle b2g facturatie.

Indien je jouw D’Office omgeving wil koppelen aan een software die niet wordt ondersteund, kan je een API-sleutel aanvragen in jouw D’Office omgeving. Een ontwikkelaar kan met deze sleutel toegang krijgen tot de D’Office API, met dezelfde beperkingen als de gebruiker die de sleutel heeft aangevraagd. Indien er vragen zijn, kan je ons contacteren via e-mail en helpen we je graag verder met eventuele (technische) vragen.